Pour reprendre un parc locatif depuis un tableur, préparez quatre ensembles reliés : propriétaires, logements, locataires et baux.
Donnez à chaque fiche une référence stable, contrôlez les relations dans l’aperçu, puis confirmez seulement les lignes vérifiées.
Prévoyez une reprise distincte des paiements historiques, des soldes d’ouverture et des documents signés.
Cette séparation permet de savoir exactement ce qui a été transféré.
Ce guide propose une méthode de préparation et de contrôle, avec un exemple entièrement fictif.
Il ne remplace ni la lecture de vos baux ni la vérification de vos justificatifs.
1.
Figer une copie du tableur et choisir une date de reprise
Conservez votre fichier d’origine en lecture seule et travaillez sur une copie datée.
Choisissez une date de bascule : par exemple le début du prochain mois, après vérification du mois précédent.
Notez qui prépare le fichier, qui le contrôle et qui confirme l’import.
Évitez que deux personnes corrigent simultanément des versions différentes.
Établissez un inventaire court : nombre de propriétaires, de logements, de locataires et de baux à reprendre.
Distinguez les logements vacants, les locations actives et les dossiers clos conservés pour consultation.
Une ligne ancienne ne doit pas devenir un bail actif simplement parce qu’elle figure encore dans votre tableur.
2.
Relier les fiches par des références stables
Utilisez le modèle CSV proposé par l’outil de destination et respectez ses colonnes.
Les références ci-dessous illustrent une organisation ; ce ne sont pas des noms de champs à copier sans consulter le modèle.
Évitez les cellules fusionnées, les formules non figées et les commentaires placés dans une colonne de montant.
- Propriétaire : une référence unique, une identité cohérente et les coordonnées utiles à la gestion.
- Logement : une référence propre, une adresse précise et un rattachement au bon propriétaire.
- Locataire : une référence distincte de celle du logement et des coordonnées à vérifier.
- Bail : les références des fiches associées, les dates et les montants prévus au contrat.
Une référence doit rester identique entre les fichiers et les corrections.
Le nom seul est fragile : deux personnes peuvent porter le même nom et une société peut changer de dénomination.
Ne créez pas une nouvelle fiche chaque fois qu’une adresse électronique change.
Vérifiez aussi les formats : dates non ambiguës, séparateur décimal attendu et encodage conservant les accents.
Un montant vide ne signifie pas nécessairement zéro.
Une date manquante doit être clarifiée avant confirmation plutôt que remplacée par une date supposée.
3.
Tester la méthode sur trois logements fictifs
Exemple entièrement fictif : un bailleur possède trois logements, référencés LOG-01, LOG-02 et LOG-03.
Les deux premiers sont occupés, le troisième est vacant.
Les baux BAIL-01 et BAIL-02 relient chaque logement occupé à son locataire.
Aucun bail actif n’est créé pour LOG-03 tant qu’aucun contrat ne le justifie.
Le tableur contient deux orthographes du même bailleur.
Avant import, le préparateur conserve une seule référence propriétaire et corrige les rattachements.
Il repère également une ligne de locataire sortant : il vérifie sa situation au lieu de lui attribuer le bail du nouvel occupant.
Le fichier d’essai contient les deux locations occupées.
Si le modèle exige un bail pour chaque ligne, créez le logement vacant séparément dans la rubrique Biens : ne lui inventez ni locataire ni bail pour le faire entrer dans le CSV.
Après cette création séparée, le résultat attendu est un propriétaire, trois logements et deux baux actifs.
Comparez ce relevé aux fiches obtenues après confirmation.
Avant de charger le reste du parc, vérifiez le comportement prévu pour les lignes déjà importées.
4.
Lire l’aperçu avant de confirmer
La page gestion locative Coproly décrit une reprise CSV avec aperçu des relations et contrôle des limites de l’offre.
Examinez les erreurs signalées, les fiches proposées et les rattachements.
Ne confirmez pas un fichier uniquement parce qu’il a été accepté techniquement.
Recherchez les doublons à partir de plusieurs indices : référence, adresse complète, identité et dates du bail.
Deux logements à la même adresse peuvent être deux lots différents.
Deux lignes proches peuvent aussi désigner une seule fiche saisie deux fois.
La décision demande donc une vérification du dossier.
Après confirmation, ouvrez chaque fiche du petit exemple et comparez les dates, loyers et charges au fichier validé.
Pour un parc plus grand, vérifiez les totaux et les cas particuliers, puis consignez les contrôles réalisés.
En cas d’interruption ou de résultat incertain, inspectez d’abord les fiches créées avant de relancer : répéter le fichier pourrait produire des doublons.
5.
Reprendre séparément l’historique et les pièces signées
Les conditions de l’offre précisent que la reprise des fiches ne transfère pas automatiquement les encaissements historiques, soldes d’ouverture et contrats déjà signés.
Préparez donc une seconde liste : périodes concernées, règlements, affectations et pièces disponibles.
Faites correspondre chaque règlement à sa période avant d’interpréter un solde.
Dans notre exemple fictif, un versement reçu avant la bascule concerne deux mois.
La création du bail ne suffit pas à reconstituer cette affectation.
Le gestionnaire rapproche le justificatif du suivi précédent et contrôle la reprise financière séparément.
Il conserve également les PDF signés et leurs annexes dans un dossier identifié, sans supposer que les lignes CSV les contiennent.
Un compte-rendu propriétaire mérite la même lecture attentive : les conditions distinguent les encaissements affectés et les dépenses constatées des reversements et paiements fournisseurs.
Un document de synthèse ne prouve donc pas, à lui seul, qu’un transfert bancaire a eu lieu.
6.
Classer les factures et vérifier les scans
Préparez un classement par logement ou dossier, puis par date et fournisseur.
Donnez aux fichiers des noms compréhensibles et conservez le justificatif complet.
Comparez numéro, fournisseur, date et montant avant de créer une dépense pour éviter de reprendre deux fois la même facture.
Selon les tarifs et périmètres actuels, les factures fournisseurs commencent avec Bailleur Pro.
La lecture du texte et l’OCR des scans proposent des informations à vérifier ; ils ne reconstituent pas automatiquement un parc locatif depuis des PDF.
L’OCR fonctionne sur l’infrastructure Coproly, avec validation humaine.
Contrôlez visuellement le fournisseur, la date, les montants et le logement concerné, surtout si le scan est pâle ou incliné.
Une reconnaissance lisible peut néanmoins confondre deux chiffres.
Les limites publiées sont de 2 Mo et 30 pages par facture, avec cinq demandes de lecture de scans par jour et par espace.
Organisez le traitement en conséquence, sans attendre une lecture illimitée.
7.
Garder un périmètre de démarrage vérifiable
Commencez par les fiches et leur contrôle, puis traitez les autres dossiers selon vos besoins et votre offre.
Les interventions et devis commencent avec Bailleur Pro ; la vitrine et les sélections privées relèvent des offres Agence.
Vérifiez le périmètre avant d’organiser votre travail autour d’une fonction.
L’import manuel de messages et les brouillons ne signifient pas qu’une messagerie est connectée.
Les connexions Gmail et Microsoft nécessitent la configuration fournisseur et votre autorisation ; l’analyse IA optionnelle exige aussi une activation et un accord explicite.
Aucun CRM externe n’est automatiquement modifié.
Ces fonctions ne sont pas un préalable au contrôle de votre reprise.
FAQ : les vérifications avant de commencer
Peut-on importer directement le tableur existant ?
Préparez un export conforme au modèle CSV attendu et contrôlez son aperçu.
Gardez le fichier original et notez les corrections effectuées.
Un scan du bail suffit-il à créer toutes les fiches ?
Ne le supposez pas : la reprise du parc décrite ici utilise des données structurées.
La lecture des factures répond à un autre usage.
Quand considérer la reprise comme terminée ?
Lorsque les fiches et relations ont été vérifiées, et que chaque élément restant a un statut explicite : historique financier contrôlé, pièces classées ou reprise encore à effectuer.
Conservez ce relevé avec votre copie datée.